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Informations légales

Politique de confidentialité

Cette politique explique quelles données personnelles le service Mon Réceptionniste collecte, pourquoi, combien de temps elles sont conservées, qui y a accès, et comment exercer vos droits. Elle complète les mentions légales et les conditions générales.

Dernière mise à jour : 18 octobre 2026.

1. Qui traite vos données

Le responsable de traitement est ONYX SOLUTIONS, SASU au capital de 1 000,00 €, dont le siège social est situé 18 A Avenue de la Boétie, 33160 Saint-Médard-en-Jalles, France, immatriculée au RCS de Bordeaux sous le numéro 100 669 118.

Contact pour toute question relative aux données personnelles : contact@monreceptionniste.fr.

Deux rôles distincts. Pour les données de nos clients professionnels (leur compte, leur abonnement, leurs échanges avec nous), nous sommes responsable de traitement. Pour le contenu des appels reçus par le réceptionniste de nos clients, c'est le professionnel abonné qui est responsable de traitement vis-à-vis de ses propres appelants : nous intervenons alors comme sous-traitant technique, et nous n'utilisons ces données que pour rendre le service.

2. Quelles données, pourquoi, sur quelle base légale

2.1 Si vous êtes client

  • Identité professionnelle : nom de l'entreprise, activité, ville, adresse, site web, informations issues de votre fiche d'établissement Google lorsque vous la sélectionnez vous-même. Finalité : configurer votre réceptionniste pour qu'il parle correctement de votre entreprise. Base légale : exécution du contrat. Dans le parcours de préparation, l’entreprise confirmée et son éventuel numéro public Google sont enregistrés avant l’envoi de vos coordonnées, pour retrouver une demande commencée. Cette étape ne crée aucun compte et n’envoie aucun SMS.
  • Numéro de mobile et adresse email : pour créer votre compte, vous authentifier par code à usage unique, vous transmettre les résumés d'appels et les notifications de service. Base légale : exécution du contrat.
  • Données de facturation : traitées directement par Stripe. Nous ne stockons ni votre numéro de carte ni son cryptogramme. Base légale : exécution du contrat et obligation légale comptable.
  • Données d'usage du service : nombre d'appels, minutes consommées, messages envoyés. Finalité : appliquer les limites du forfait et vous informer avant de les atteindre. Base légale : exécution du contrat.
  • Agenda Google (formule Pro) : si vous connectez votre agenda Google, votre réceptionniste y lit vos plages occupées, sans jamais en lire le contenu (ni titre, ni participants, ni description), et y inscrit les rendez-vous qu'il prend au téléphone. Il ne lit, ne modifie et ne supprime aucun autre événement. L'autorisation que vous donnez à Google est conservée chiffrée, uniquement pour ce service. Vous pouvez déconnecter votre agenda à tout moment depuis votre espace client, ou retirer l'accès depuis votre compte Google. Base légale : exécution du contrat. L'usage des informations reçues des API Google respecte la politique relative aux données utilisateur des services d'API Google, y compris ses exigences d'utilisation limitée (« Limited Use ») : ces informations ne servent qu'à la prise de rendez-vous, ne sont ni vendues, ni utilisées à des fins publicitaires, ni utilisées pour entraîner un modèle d'intelligence artificielle. Pendant l'appel, seuls les créneaux libres calculés à partir de vos plages occupées sont communiqués à votre réceptionniste. Aucune personne ne consulte ces informations en dehors d'une demande d'assistance de votre part ou d'une obligation légale.

2.2 Si vous appelez un professionnel équipé du service

  • Votre numéro de téléphone, la transcription et le résumé de votre appel sont transmis au professionnel que vous appeliez, pour qu'il puisse vous rappeler. C'est la finalité unique de ce traitement.
  • L'enregistrement audio de l'appel n'est jamais conservé sur nos serveurs. Lorsque le professionnel réécoute un appel depuis son espace client, l'audio est diffusé à la demande depuis notre prestataire de traitement vocal, sans copie chez nous.
  • Si le professionnel a épuisé son volume d'appels du mois, votre appel aboutit sur une messagerie vocale : le message d'accueil vous l'annonce avant le signal sonore. Votre message est enregistré chez notre opérateur téléphonique, transcrit, puis mis à disposition du professionnel, avec votre numéro, dans son espace client. L'enregistrement et sa transcription sont conservés 90 jours, puis supprimés automatiquement.
  • Après un appel qui comporte une demande, vous pouvez recevoir un message de confirmation (en RCS ou en SMS) à votre numéro de mobile. Il indique que votre demande a bien été transmise au professionnel, et il est envoyé une seule fois par demande. Si vous y répondez, votre réponse est transmise au professionnel que vous avez appelé, pour qu'il puisse tenir compte d'une correction ou d'un complément. Elle est conservée 90 jours, puis supprimée automatiquement. Répondez STOP pour ne plus recevoir de message de notre part.
  • Si vous prenez rendez-vous pendant l'appel, votre nom, votre numéro, l'objet du rendez-vous et, si nécessaire, son adresse sont inscrits dans l'agenda du professionnel. Vous recevez une confirmation du rendez-vous par message à votre numéro de mobile.
  • Si vous rappelez plusieurs fois, le réceptionniste peut vous reconnaître à votre numéro et tenir à jour un résumé de vos échanges précédents, afin d'éviter de vous faire répéter. Le professionnel peut corriger ou supprimer ce résumé à tout moment, et désactiver cette mémoire pour votre fiche.

2.3 Si vous êtes prospect

  • Coordonnées professionnelles publiques (nom de l'entreprise, téléphone, adresse, site web) issues d'annuaires professionnels en ligne, notamment les fiches d'établissement Google. Finalité : vous présenter une offre en rapport direct avec votre activité professionnelle. Base légale : intérêt légitime à prospecter des professionnels.
  • Ces données n'ont pas été collectées auprès de vous : conformément à l'article 14 du RGPD, la présente page vaut information, et vous pouvez vous opposer à tout moment (voir le §3 et le §8).
  • Si vous testez la démonstration vocale depuis un lien que nous vous avons adressé, le résumé de cet essai vous est renvoyé sur le même numéro professionnel, une seule fois. Ce numéro n'est utilisé pour rien d'autre.

2.4 Si vous visitez simplement le site

  • Mesure d'audience via PostHog, hébergé dans l'Union européenne, en mode pseudonymisé. Support client via Crisp si vous ouvrez la fenêtre de discussion. Rapports d'erreur technique via Sentry. Base légale : intérêt légitime à mesurer et fiabiliser le service, consentement pour ce qui relève des traceurs non essentiels.
  • Invitation à partager votre avis : si vous laissez votre adresse email dans la fenêtre de discussion, nous vous envoyons un accusé de réception, et cette adresse ainsi qu'une référence technique de la conversation sont transmises à Trustpilot afin de vous inviter à donner votre avis sur notre service. Une même adresse n'est invitée qu'une fois tous les 90 jours. Base légale : notre intérêt légitime à mesurer la satisfaction et à améliorer la confiance dans notre service. Vous pouvez vous opposer à cette utilisation en nous écrivant à contact@monreceptionniste.fr.

3. Messages SMS et RCS

Nous communiquons par message texte, en SMS ou en RCS selon ce que votre téléphone et votre opérateur permettent. Voici précisément ce que cela implique.

  • À quoi sert votre numéro de mobile. Il sert à vous envoyer les résumés des appels reçus par votre réceptionniste, les codes de connexion à usage unique, les notifications liées à votre abonnement et à la mise en service de votre ligne, et, si vous êtes prospect, le résumé de la démonstration que vous avez vous-même déclenchée. Il ne sert à rien d'autre.
  • Nous ne vendons pas votre numéro de téléphone. Nous ne le louons pas, ne l'échangeons pas et ne le communiquons à aucun tiers à des fins de prospection ou de publicité.
  • Votre consentement à recevoir des messages n'est jamais partagé avec des tiers, ni transmis à des partenaires, ni intégré à une base commercialisée. Il ne quitte pas notre service, à l'exception des opérateurs techniques strictement nécessaires à l'acheminement du message, listés au §6.
  • Comment arrêter de recevoir des messages. Répondez STOP à n'importe lequel de nos messages : les récapitulatifs et notifications proactives sont bloqués immédiatement et vous recevez une confirmation. Vous pouvez également vous désinscrire sans créer de compte depuis la page monreceptionniste.fr/stop, ou nous écrire à contact@monreceptionniste.fr. Répondez AIDE ou HELP pour obtenir nos coordonnées.
  • Ce que devient un numéro désinscrit. Il est conservé sur une liste d'opposition, dont la seule fonction est de garantir qu'il ne recevra plus de prospection ni de message proactif. Cette liste ne sert à aucun autre usage.

Un code de connexion ou de vérification que vous venez de demander explicitement peut encore être envoyé après un STOP. Il ne réactive ni les récapitulatifs, ni les notifications proactives, ni la prospection.

4. Décisions automatisées et intelligence artificielle

Le réceptionniste qui répond aux appels repose sur des modèles de synthèse vocale et de langage. Ils servent à comprendre la demande de l'appelant, à la résumer et à la classer. Aucune décision produisant des effets juridiques ou vous affectant de manière significative n'est prise automatiquement : le professionnel abonné reste seul décisionnaire du suivi donné à un appel.

Les contenus transmis à nos prestataires de modèles de langage ne sont pas conservés par eux pour entraîner leurs modèles : les appels sont effectués sans conservation côté fournisseur.

5. Combien de temps nous conservons vos données

  • Compte client et configuration : pendant toute la durée de l'abonnement, puis 3 ans après sa résiliation.
  • Appels, transcriptions, résumés et fiches contacts : pendant la durée de l'abonnement. Supprimés sur demande à tout moment.
  • Enregistrements audio : jamais stockés par nos soins.
  • Messages laissés sur la messagerie vocale de secours : 90 jours (enregistrement et transcription), puis suppression automatique.
  • Réponses d'un appelant à un message de confirmation : 90 jours, puis suppression automatique.
  • Connexion à votre agenda Google : jusqu'à ce que vous la déconnectiez, ou jusqu'à la fin de l'abonnement. Les rendez-vous inscrits restent dans votre agenda, qui vous appartient.
  • Pièces comptables et factures : 10 ans, en application des obligations légales.
  • Données de prospection non converties : 3 ans à compter du dernier contact.
  • Liste d'opposition aux messages : sans limitation de durée, puisque son effacement reviendrait à autoriser un nouveau contact.
  • Journaux techniques et rapports d'erreur : 12 mois au maximum.

6. Qui a accès à vos données

Nous faisons appel à des prestataires techniques pour les finalités décrites ci-dessus. Ils agissent sur nos instructions lorsqu'ils sont nos sous-traitants. Certains services peuvent également agir comme responsables de traitement distincts pour les contenus que vous choisissez d'y publier.

  • Netlify (États-Unis) : hébergement du site et des fonctions applicatives.
  • Supabase (Union européenne) : base de données et authentification.
  • Twilio (États-Unis, Irlande) : téléphonie, envoi des SMS et des messages RCS.
  • ElevenLabs (États-Unis) : voix et compréhension de l'appel.
  • OpenAI (États-Unis) : résumés et classement des appels, transcription des messages vocaux.
  • Stripe (États-Unis, Irlande) : paiement et facturation.
  • Resend (États-Unis) : envoi des emails de service.
  • Trustpilot (Danemark) : envoi des invitations à partager un avis. Si vous choisissez de publier un avis, Trustpilot traite cet avis selon sa propre politique de confidentialité.
  • PostHog (Union européenne) : mesure d'audience.
  • Crisp (France) : messagerie de support.
  • Sentry (États-Unis) : rapports d'erreur technique.
  • Google (Irlande, États-Unis) : recherche de fiche d'établissement lors de l'inscription, acheminement des messages RCS et, si vous le connectez, accès à votre agenda Google.

Nous ne vendons aucune donnée personnelle. Nous ne communiquons vos données à des tiers que sur réquisition d'une autorité judiciaire ou administrative habilitée.

7. Transferts hors Union européenne

Certains prestataires listés ci-dessus sont établis aux États-Unis. Ces transferts sont encadrés par les clauses contractuelles types de la Commission européenne, complétées le cas échéant par l'adhésion du prestataire au cadre de protection des données UE / États-Unis. Vous pouvez nous demander copie des garanties applicables à contact@monreceptionniste.fr.

8. Vos droits

Vous disposez d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation du traitement, de portabilité, et d'opposition au traitement fondé sur notre intérêt légitime, notamment à la prospection commerciale. Vous pouvez également définir des directives relatives au sort de vos données après votre décès.

Pour exercer ces droits, écrivez à contact@monreceptionniste.fr ou par courrier à l'adresse du siège social. Nous répondons dans un délai d'un mois. Une pièce justificative d'identité peut vous être demandée en cas de doute raisonnable sur votre identité.

Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL), 3 place de Fontenoy, 75007 Paris, ou sur www.cnil.fr.

Si votre demande concerne un appel que vous avez passé à un professionnel équipé du service, adressez-vous en priorité à ce professionnel, qui est responsable de traitement pour ces données. Nous vous aiderons à l'identifier si vous ne savez pas qui contacter.

9. Cookies et traceurs

Le site dépose des traceurs de mesure d'audience (PostHog) et de support client (Crisp). Aucun traceur publicitaire n'est utilisé, et aucune donnée n'est revendue à des régies. Vous pouvez configurer votre navigateur pour refuser les cookies à tout moment. Le détail figure au §5 des mentions légales.

10. Sécurité

Les échanges avec le site sont chiffrés en transit. L'accès à l'espace client repose sur une authentification par code à usage unique envoyé sur le mobile déclaré, et chaque compte ne peut consulter que ses propres appels et ses propres contacts. Les clés d'accès à nos prestataires ne sont jamais exposées côté navigateur.

11. Modification de cette politique

Cette politique peut évoluer avec le service. La date de dernière mise à jour figure en haut de page. En cas de changement substantiel affectant vos droits, les clients en sont informés par email.